Grup Mülakatı ve Vaka Analizi Örnekleri

Grup mülakatları ve vaka analizi çalışmalarının dinamikleri bire bir mülakattan çok farklıdır. Bu nedenle, bire bir mülakatlarda uyguladığınız taktikler grup mülakatlarında pek işe yaramaz. Peki, grup mülakatları için stratejimiz ne olmalı?
Grup_Mülakati_Vaka_Analizi_Ornekleri
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Grup mülakatı ve vaka analizi için özel stratejiler geliştirmeniz gerekir, çünkü bu tip mülakatlar tam bir strateji oyunu gibidir. Her hamlenizin, her bir hareketinizin önemli bir yansıması, etkisi olur. Vaka analizi süreci için küçük bir örnek verelim;

Grup mülakatlarında katılımcılardan bir vakanın analiz edilmesi beklenir. Önce vakanın okunup anlaşılması, ardından da tartışılması ardından da çözüm önerilerinde bulunulması istenir. Tartışma bölümüne başlandığı esnada, o ilk bir iki saniyede anlık bir sessizlik olur. İşte o bir iki saniye içinde söz alıp “Evet arkadaşlar sizin için de uygunsa çalışmamızı şu şekilde yapmaya ne dersiniz? Hem zamanı etkin kullanmış oluruz, hem de sonuca daha kolay gideriz. Ne düşünüyorsunuz?” gibi bir cümleyle ortaya çıkan aday, İK’cılardan puanı kapmış demektir.

Bu yazımızda grup mülakatlarını başından sonuna tüm sürecinin nasıl olduğunu, değerlendiricilerin tam olarak ne beklediğin, nerede hangi cümlelerin bize puan kazandıracağını, vaka analiz örnekleri üzerinden vaka analizinin nasıl yapılması gerektiğini adım adım anlatacağız.

Kısaca, grup mülakatlarında parlayabilmenin, o kalabalığın içinde en etkili takım oyuncusu, hatta lider gibi görünebilmenin triklerini sizlerle paylaşacağız. Hazırsanız başlayalım!

Grup Mülakatı Nedir?

Grup mülakatı, bire bir görüşme yapmak yerine 1den fazla adayın (ki genelde 5 ila 10 kişi oluyor) aynı anda mülakata alındığı ve bir vaka üzerinden adayların performanslarının incelendiği görüşmelerdir. İnsan Kaynakları uzmanlarının sıkça tercih ettiği mülakat tiplerinden biridir. 

Grup Mülakatı Neden Tercih Edilir?

Şundan emin olun! Grup mülakatları işe alım süreçlerinde çok tercih edilen mülakat tiplerinden biri.  Neden? Çünkü grup mülakatı yapmanın birçok avantajı var:

  1.    Aynı anda birçok kişi mülakata alındığı için ciddi bir zaman tasarrufu sağlar.
  2.   Adayların bir çalışma ortamındaki doğal davranışlarının gözlemlenmesine fırsat sağlar.
  3. Adayların rekabet ve baskı altında stres yönetimi gözlemlenir.
  4. Adaylar arası kıyas yapma fırsatı elde edilmiş olur.

Yani grup mülakatları aslında doğru adayı tespit etmek açısından oldukça etkili bir yöntemdir. Bu nedenle bol bol kullanılır

Grup Mülakatlarında Değerlendiricilerin Beklentisi Nedir?

İK’cılar adaylardan tam olarak ne beklemekteler? Bunu anlamak başarılı olmanın sırrı aslında.

İK Direktörü David Clift grup mülakatlarında değerlendiricilerin beklentileri ile ilgili şunu söyler:

“Grup mülakatlarında işe alım uzmanları, kendi fikirlerine güvenen adayları arıyorlar; diğer insanlarla net iletişim kurabilen ve bir görevin yüksek kalitede tamamlanması için bir gruba sağlam katkılar yapan kişileri aramaktalar. Grup mülakatı ile aynı zamanda bir grup arasında doğal liderlerin kim olduğunu tespit etme fırsatı elde etmiş olurlar.”

Aslında İK direktörünün verdiği mesaj çok net:

  • Kendine ve fikirlerine güven!
  • İyi iletişim kur!
  • Kaliteli iş çıkması! için işbirliği içinde ol!
  • Liderlik özelliklerini göster!

Budur, beklenti çok net arkadaşlar. Peki, bu beklentiyi biz nasıl karşılayacağız? İlk olarak grup mülakatının ana sürecini bir göz atalım.

Grup Mülakatı Ana Süreci Nedir?

Bir grup mülakatının nasıl bir süreci vardır? Bizi ne bekliyor buna bakalım.

Mülakatı tasarlayan İK ekibine göre tabi değişmekle beraber, bir grup mülakatının genel hatları şu şekildedir;

  1. Açılış konuşması
  2. Kısaca Tanışma
  3. Birkaç Buz Kırıcı mülakat sorusu
  4. Vaka Analiz bölümü (OKUMA – TARTIŞIP ÇÖZÜM ÜRETME – SUNUM)
  5. Kapanış (Kişisel Değerlendirmeler)

Tüm bu süreç boyunca İK’cılar adayların performansını ve yapmış oldukları her türlü katılımı değerlendirmeye alırlar ve beklentileri karşılayan adaylar bir üst aşamaya geçer.

Bu süreç adımları üzerinden gelin hangi adımda bizi ne bekliyor, biz ne yapacağız, nerede hangi cümleyi kurmalıyız ki bu beklentiyi karşılayalım, vaka analizi nasıl yapılır adım adım bakalım!

İlk adımda yani AÇILIŞ KONUŞMASI bölümünde mülakatı yönetecek kişi bir açılış konuşması yapar. Katılımınız için teşekkür eder ve programın akışını anlatır.

Unutmayın, bir şeye nasıl başlarsanız öyle gider. Bu nedenle mülakatın hemen başında enerjinizi yüksek tutun, heyecanınızı yönetin, değerlendiriciler ile etkili göz kontağı kurmaya başlayın ki sizi daha en başta fark etsinler. Etkili göz kontağı ile ilgili videomuzu geçenlerde paylaşmıştık buradan izleyebilirsiniz.

İkinci adımda sırayla kendinizden bahsetmeniz istenir. Adınız soyadınız, okuduğunu okul, bölüm, ilgi alanlarınız üzerine herkes kısaca kendini tanıtır.

Üçüncü adımda ortamı biraz daha yumuşatmak ve kişileri vaka analizine ısındırmak için bazı buz kırıcı mülakat soruları sorulabilir.

Burada şunun altını çizmek gerekir. Grup mülakatlarına genelde birebir görüşmeyi geçmiş kişiler davet edildiği için aslında klasik mülakat soruları sormaya pek gerek kalmaz.

Ancak yine de ısındırmaya yönelik sorular karşınıza çıkabilir. Örneğin benim aday olarak katıldığım bir grup mülakatında “bir hayvan olsanız hangisini seçerdiniz neden?” sorusu gelmişti.

Ya da “firmamızın en çok sevdiğiniz ürünü nedir? Neden?” gibi çok zorlayıcı olmayan, eleme amacı gütmeyen, size dair fikir veren sorular sorulabilir.

Tabi bazı grup mülakatlarında CV’nizle ilgili sorularda gelebiliyormuş, siz yine de hazırlıklı olun.

Vaka Analizi Nedir?

Grup mülakatlarındaki en önemli adıma geldik: Vaka Analizi !

Peki, vaka analizi nedir? Vaka analizi, gerçek ya da gerçeğe yakın bir olayın temel alındığı ve eldeki veriler ışığında mevcut sorunun çözülmesine yönelik yapılan analiz çalışmaları bütünüdür. Özellikle grup mülakatlarının olmazsa olmazıdır. Bu nedenle bu konuyu daha detaylı bir şekilde mercek altına almalıyız.

Vaka çalışması 3 bölüme bölünebilir:

  • Vakanın Okunması 
  • Tartışma ve Sunum Hazırlığı
  • Sunum

İlk bölümde size 2-3 sayfalık bir vaka verilecek. Bu vakayı önce okuyup anlamanız için yaklaşık 15-20 dakikalık okuma süresi verilecek, ardından kendi içinizde çözüm önerileri için tartışmanız ve bir sunum hazırlamanız için 20-30 dk verilecek, ardından da sunmanız için de 10-15dk verilecektir.

Grup mülakatını grup mülakatı yapan şey bu vaka çalışmasıdır arkadaşlar. Burada göstereceğiniz performans bir üst aşamaya geçip geçmeyeceğinizi belirleyecektir.

Bu bölüm çok çok önemli olduğu için sırf size örnek olabilmesi adına küçük vaka analizi örnekleri hazırladık. Gelin örnek vakalarımızı beraber okuyalım.

Vaka Analizi Örnekleri - 1

Vaka Adı: Buzdolabı Fabrikasının Açılacağı Ülke Kararı

Durum: Türkiye’de beyaz eşya üreticisi büyük bir firmada yatırım bölüm müdürü olarak çalışıyorsunuz. Firmanın Genel Müdür’ü sizi aradı ve kendisine yeni kurulacak buzdolabı üretim fabrikasının hangi ülkeye kurulmasının daha avantajlı olduğu ile ilgili detaylı bir analiz çalışması yapmanızı ve nihai bir karar ile gelmenizi istedi. Genel Müdürünüz bu öneri ile Yönetim Kurulun’dan onay çıkartmaya çalışacak. Eğer elinde güçlü deliler olmazsa ve yönetim kurulundan red yerse, sizin kariyerinizi de olumsuz etkileyebilecek bir durum söz konusu.

Görev: Kurulacak fabrikanın üretim kapasitesi, ihtiyaç duyulan çalışan sayıları, kurulacak alanın tahmini yüz ölçümü, üretim hattının genel yapısı gibi detaylar ek 1 dokümanında bulunmaktadır. Böyle bir üretim için elverişli 4 ülke bulunmaktadır. Bu 4 ülke yatırım danışmanlık firmalarının önerdiği ülkelerdir: Tailand, Bulgaristan, Çin, Romanya. Bu dört ülke ile ilgili bir çalışanın asgari ücreti, elektrik-su-hammadde maliyetleri, arsa fiyatları, vergi oranları, teşvikler, ülkelerin coğrafi konumu ve demografik özellikleri, vb. tüm detaylara ek 2 dokümanında ulaşabilirsiniz.

Tüm bu veriler üzerinden yatırım yapılacak ülkeyi ve detaylı gerekçesini yapacağınız 10 slaytlık sunum ile anlatınız!

Vaka Analizi Örnekleri - 2

Vaka Adı: İstanbul’daki 1. Köprünün Satış Fiyatı

Durum: Türkiye’nin önde gelen danışmanlık firmasında çalışmaktasınız. İstanbul’daki 1. Köprünün sahibi sizin firmanıza gelip köprüyü satmak istediğini ancak satış fiyatının ne olması gerektiği ile ilgili bir çalışma talep etti. Ancak süreniz çok kısıtlı, müşteri ofisten ayrılmadan bir rakam iletilmesi gerekiyor ve bu konuyu Genel Müdür size verdi.

Görev: Görev gereği köprünün satış fiyatını çok hızlı bir şekilde hesaplamanız gerekmektedir. Bu hesaplamada işinizi kolaylaştırması için Ek 1 de şu başlıklarda bilgileri bulabilirsiniz: Köprünün yapılış tarihi, köprünün bakım maliyetleri, köprüde çalışan personel, İstanbul nüfusu, köprü geçiş ücretleri, vergilendirme, vb. Ayrıca, laptoplarınızın yardımıyla dilediğiniz ek bilgilere internetten araştırıp bulabilir ve analizinizde kullanabilirsiniz.

Eldeki veriler üzerinden en doğru fiyatı belirtmeniz beklenmektedir.

Vaka Analizi Örnekleri - 3

Vakanın Adı: Şirket Taşınıyor Ama Nereye?

Durum: Bir teknoloji firmasında İdari İşler müdürü olarak çalışmaktasınız. Şirketin en önemli kaynağı insan kaynağı olarak görülüyor ve yüksek performans gösterilmesi için insan kaynağı her zaman el üstünde tutuluyor. Bu doğrultuda şirketinizin yönetim kurulu yaşadığınız ofisin başka bir yere taşınarak çalışanlar için daha iyi bir ortam sunulması gerektiğini düşünüyor. Bu önemli görev de size verilmiştir.

Görev: Taşınılacak yer olarak iki seçeneğiniz bulunmaktadır. Bu iki seçenekten hangisinin daha avantajlı olduğuna dair kararınızı ve gerekçelerinizi yönetim kuruluna sunmanız gerekmektedir. Seçenekllerden biri İstanbul’un merkezi lokasyonlarından biri olan çok katlı bir plazadır. Bu plazanın detayları Ek 1’de bulabilirsiniz. İkinci seçenek ise şehrin dışında olan ancak bir kampüs havasında yeşil alanı bol olan bir yerdir. Bu ofis hakkında da detaylı bilgileri EK 2 bulabilirsiniz.

Tüm bu bilgiler ışığında aşağıdaki sorulara cevap veriniz:

  • Hangi ofise taşınmaya karar verdiniz?
  • Neden bu ofisi seçtiniz?
  • Bu taşınma sonucunda ek ne kadarlık bütçe gerekecek?

Vaka Analizi Örnekleri - 4

Vakanın Adı: 3 İlde İçecek Satışlarındaki Düşüş

Durum: Siz, oldukça global bir içecek firmasının Türkiye ofisinde İş Geliştirme departmanına yeni başlamış bir çalışansınız. Sizinle beraber aynı departmanda 3 kişi daha işe başladı. İşe başlar başlamaz sizden beklenen çok önemli bir görev var. Bu görevi kısa süre içerisinde tamamlamalı ve mevcut soruna getirdiğiniz çözüm önerileriniz ile Türkiye Bölge Müdürü’ne bir sunum yapmalısınız.

Görev: Çalışmakta olduğunuz içecek firmasının satış rakamları Türkiye’de 3 ilde ciddi düşüş göstermektedir.  Bu üç bölgenin satış grafikleri detaylı bir şekilde ekte verilen dokümanda gösterilmiştir. Lütfen grafikleri inceleyiniz. Ayrıca, bu üç bölgenin tüketici profili, demografik özellikleri, satış mağaza adetleri, satışçıların performansları gibi detayları da ekteki tablolarda bulabilirsiniz.

Sizden beklenen tüm bu verileri ve grafikleri temel alarak satış rakamlarını ve karlılığı yükseltmek için  bir öneri listesi hazırlamanızdır. Bu hazırlıkta aşağıdaki soruları temel alabilirsiniz;

  • Hangi ilçe için ne gibi önlemler alacaksınız?
  • Satışçıların performansları ile ilgili kararınız ne olacak?
  • İş geliştirme fikirleriniz nelerdir?

Elinizdeki bütçeyi nasıl yöneteceksiniz?

Vaka Çalışması

Size bu vaka örneklerine benzer vakalar verecekler. Bu vakaları çok hızlı bir şekilde okuyup anlamanız gerekecek. Ne kadar çok vaka görürseniz vaka mantığını anlamanız o kadar kolay olur ve bir vakayı okumanız da o kadar hızlanır. Bu nedenle, sizin için yukarıda farklı farklı vaka örnekleri hazırlamıştık.  Her bir vaka çalışması örneğini okuduğunuzu varsayıyoruz.

Peki, bu 4 vaka analizi örneği arasından biz sonuncu vaka örneği üzerinden ilerleyeceğiz. Vakamızı hızlıca okuduktan sonra tartışma bölümüne geçmeden önce muhtemelen 3-5 dakikakınız kalacak. Bu süreyi çok iyi değerlendirmelisiniz. Hemen kafanızda oluşan çözüm önerilerinizi ufak ufak not alın, birazdan başlayacak tartışmaya ön hazırlık yapın.

Biz de bu vaka özelinde ilk aklımıza gelen çözüm önerilerini vakanın altına not düşelim:

  1. Örneğin, genç yaştaki kitleyi çekmek için kola ile beraber cips vermek gibi bir kampanya yapmak
  2. Yüksek performans gösteren satışçıların başarı hikâyelerini ve neyi farklı yaptıklarına dair videolar çekip, bu bölgede düşük performans gösteren kişiler ile paylaşmak
  3. Ödüllendirme yapısını kısa dönem ve uzun dönem olarak ikiye bölmek: Kısa dönem için anlık maddi kazanç, uzun dönem ise kariyer fırsatları sunmak

Aklımıza ilk gelen çözüm fikirlerini de hızlıca not aldıktan sonra performans göstereceğimiz en önemli aşamaya geldik:

Vaka Çalışması Tartışma ve Sunuma Hazırlık

Videonun başında belirtmiştik. Tartışma bölümü başladığında etkili bir giriş cümlesi söylemek çok büyük avantaj. Mesela bu vaka için şöyle bir giriş olabilir:

“Evet arkadaşlar, dilerseniz önce düşük performansın temelinde yatan gerekçelere odaklanalım. Böylece çözüm önerilerini çok daha kolay geliştirebiliriz. 15 dakikada çözüm önerilerimiz geliştirip notumuzu alırsak, kalan son 15 dakikada da kolayca sunumumuzu hazırlayabiliriz diye düşünüyorum. Ne dersiniz?”

Evet, böyle bir öneri, diğer adaylar tarafından kabul edilsin ya da edilmesin sizin parlamanızı ve puanları toplayıp değerlendiriciler gözünde bir anda zirveye yükselmenizi sağlayacak.

Ve daha önemli bir şey söyleyeyim, herkesin odağının siz olmasını sağlar. Farklı bir fikri olan, artık size dönüp size doğru konuşması gerekir. Çünkü onayı verecek kişi siz olacaksınız. Yani doğal bir liderlik göstermeye daha ilk dakikadan başlamış olacaksınız. Üstelik bu söylediğiniz cümlede zaman yönetimi, işbirliği ortam hazırlama, stratejik düşünme ve planlama, yani ne ararsanız var.

Bu söylemiş olduğunuz cümleye farklı fikirler gelebilir. Mesela biri “bence çözüm önerilerimizi düşünürken aynı esnada flip chart’lara da yazalım ki sunum da hazırlanmış olsun.” diyebilir ve bunu size söyleyecektir doğrudan.

Bu soruya vereceğiniz cevap, ekip çalışmasına önem verdiğinizi ve başkalarının görüşlerine değer verdiğinizi göstermek için harika bir fırsat. Öneri çok iyi olsun ya da olmasın, “evet evet çok iyi fikir, bu şekilde çok daha verimli olur, herkes için uygunsa bu şekilde ilerleyelim mi?” diyerek topu yine tüm ekibe atıp kendi krallığınızı resmen kurmuş olursunuz.

Bu diyalogların ardından ekip üyeleri de gözünü açar hemen. Herkes fikirlerini söylemeye başlar.

Fikirler havada uçuştuğu esnada kimse flip chart’ın başına not almak için kalkmadıysa siz hevesle not almak için flip chart’ın başına koşun. Zaten bir çok kişi buna itiraz etmeyecektir. “Peki, konuştuğumuz gibi bir yandan notlarımızı yazalım. Güzel yazısı olan ya da yazmak isteyen varsa beklerim” diyerek ekibe sözü verin,

Böylece her şeye atılan kişi gibi görünmemiş ekibi işin içine dahil etmiş olursunuz. Eğer biri çıkarsa kalemi verin onun yazmasına müsaade edin, yerinize oturmanıza gerek yok. Flipchartın yanında kalıp fikirleri siz toplayın, tıpkı bir orkestrayı yönetir gibi yönlendirme yapın. “Ne demiştik ilk performans düşüklüğünün temel gerekçeleri neler onu bulacaktık” gibi bir cümle ile olayı bağlayın.

Zaten herkes akışa kapılır, herkes parlamak için fikirlerini çılgınca söyler. Burada dikkat etmeniz gereken, bu gelen fikirlere ters hareket etmemeniz. Herkese olabildiğince olumlu yaklaşıp işbirliği içinde olmanız. Diktatör değilsiniz, doğal lidersiniz.

Siz tüm bu fikirlere “harika öneri, bunu da ekleyelim” “bence çok iyi fikir, hatta şunu da yaparsak çok daha etkili olur” “şu fikri de yazalım, Ahmet söylemişti” gibi gibi ufak müdahaleler yaparak sürece liderlik edebilirsiniz.

Fikirler yağıyorken çoğu kişi zamanı unutacaktır. Hop sizin için güzel bir fırsat daha,  “evet arkadaşlar 15 dakikamız dolmak üzere, sunum hazırlığına yavaştan geçmeye ne dersiniz?” diyerek zamanı da iyi yönettiğinizi kanıtlayacaksınız.

Sunumu sunmak için atılmak isteyen kişiler olabilir, böyle durumlarda onlara izin verin. Engellemeye sakın çalışmayın. Eğer kimse sunum yapmak istemediyse   “arkadaşlar sunmak isteyen yoksa ben sunabilirim” diyerek sorumluluk alın. Böylece stresi nasıl yönettiğinizi de kanıtlamış olursunuz.

Vaka Çalışması Sürecinde Son Adım: Sunum

Vaka analizi sürecinde sunumlarda dikkat etmeniz gereken şeyi de söyleyeyim. Bu tarz sunumlarda mesele doğru çözüm önerilerinde bulunup sorunu gerçekten çözmeniz değildir. Vaka zaten tamamen hikaye.

Burada önemli olan, yapısal bir sunum hazırlayarak etkili bir şekilde masaya kapsamlı bir bakış açısı getirmenizdir. Önerilerinizin doğruluğu ya da yanlışlığı tartışılmaz.

Bizim sunumumuza bakış açımız ve sunuşumuzun başlangıcı şöyle olabilir;

“ Bize zaman ayırdığınız için çok teşekkür ederiz. Sunumumuz 4 ana başlıktan oluşmaktadır;

  1. Sorunların Arkasında Yatan Gerekçeler
  2. Gerekçelere Yönelik Çözüm Önerilerimiz
  3. Gelecekteki Satışlarımızın Simülasyonü
  4. Önerileri Hayata Geçirmek için İhtiyaç Duyduğumuz Bütçe

Gelin tek tek detaylarına inelim..“ diyerek sunuma harika bir giriş yapıp sayfalara yazdıklarınızı tek tek anlatır işi bitirirsiniz.

Sunum da bittikten sonra ana sürecimize dönebiliriz. Kapanış bölümünde herkesten kişisel olarak kendi performansını ve ekibin performansını değerlendirmesi istenebilir. Burada da şöyle bir cümle olabilir “Çok güzel bir işbirliği oldu, planımızı ilk başta iyi belirleyip zamanı da iyi yöneterek güzel çözümler geliştirdik. Ekip arkadaşlarıma harika fikirleri için çok teşekkür ederim. Benim için çok keyifli ve sonuç odaklı bir vaka çalışmasıydı. Size de bu organizasyon için ayrıca teşekkür ederim.” Diyerek grup mülakatını tamamlıyoruz.

Açık konuşmak gerekirse, bu kadar stresli bir ortamda böyle bir performans sergileyebilirseniz üst aşamaya geçmemeniz pek mümkün değil.

Grup Mülakatında Dikkat Etmeniz Gerekenler

Grup mülakatlarında dikkat etmeniz ve yapmamanız gereken bazı şeyler var. Bunları da bilmekte fayda var: 

  • Lütfen grubu domine etmeye çalışmayın,
  • Agresifleşmeyin,
  • Dediğim dedik bir tavra bürünmeyin,
  • Laf dalaşına kesinlikle girmeyin,
  • Uyumsuz görünmeyin.

Bu durumlar grup mülakatında reddedilmenize sebep olacak davranışlardır. Sakın yapmayın!

Evet arkadaşlar, yazımızın sonuna geldik, kafanıza takılan herhangi bir soru olursa, aşağıdaki Youtube videomuzda yorum bölümüne yazabilirsiniz. 

Youtube Videomuz

Bu konuyla ilgili Youtube kanalımızda bulunan videomuzu da izleyebilirsiniz.

İlginizi Çekebilecek Diğer Makaleler